Quản lý kinh doanh liên tục (BCM) là gì?

Quản lý tính liên tục trong kinh doanh (BCM) rất quan trọng để quản lý hoạt động kinh doanh và đảm bảo thành công trong bối cảnh kỹ thuật số ngày nay. Khi đối mặt với những gián đoạn tiềm ẩn, các tổ chức cần phải có sẵn các giải pháp đáng tin cậy và hiệu quả để giúp họ phục hồi và khôi phục hoạt động càng sớm càng tốt.

Bài viết này giải thích các thành phần chính của quản lý tính liên tục trong kinh doanh, các giai đoạn, thành phần và công cụ được sử dụng để triển khai các giải pháp quản lý tính liên tục trong kinh doanh hiệu quả.

Quản lý kinh doanh liên tục (BCM) là gì?

Quản lý tính liên tục trong kinh doanh (BCM) là một khuôn khổ chiến lược cho phép các tổ chức nhanh chóng khôi phục hoạt động của mình trong trường hợp xảy ra thảm họa. Nó bao gồm việc xác định các rủi ro tiềm ẩn, chẳng hạn như thiên tai hoặc tấn công mạng, đồng thời thực hiện các biện pháp và quy trình để giảm tác động mà các sự kiện bất lợi đó có thể gây ra đối với hoạt động kinh doanh.

Các giai đoạn quản lý tính liên tục trong kinh doanh

Quản lý tính liên tục trong kinh doanh (BCM) bao gồm 5 giai đoạn.

1. Giai đoạn thành lập

Trong giai đoạn thiết lập, các nhà phân tích kinh doanh xác định và đánh giá tác động của sự gián đoạn có thể xảy ra đối với hoạt động kinh doanh. Điều này đòi hỏi phải đánh giá kỹ lưỡng tất cả các hoạt động kinh doanh và các nguồn lực mà họ sử dụng. Những điều này được ưu tiên theo thứ tự quan trọng đối với tổ chức và các hoạt động thường xuyên của tổ chức để ước tính thiệt hại tài chính và hoạt động tiềm ẩn mà sự gián đoạn có thể gây ra.

Giai đoạn này bao gồm một số bước:

• Bắt đầu chương trình, trong đó xác định phạm vi và mục tiêu của chiến lược BCM cũng như các lĩnh vực trách nhiệm và mục tiêu.
• Thành lập nhóm BCM, bao gồm việc quyết định thành viên nào trong nhóm sẽ tham gia dựa trên kỹ năng và chuyên môn của họ.
• Phát triển chính sách và tài liệu, trong đó khuôn khổ và nguyên tắc được nêu chi tiết và tài liệu được chuẩn bị cho từng bước chiến lược trước khi triển khai.
• Nhận thức và đào tạo, bao gồm đào tạo và cập nhật thường xuyên cho nhân viên về các chính sách bảo mật mới nhất cũng như cách nhận biết các mối đe dọa tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra.
• Tính toán thời gian phục hồi, bao gồm việc thiết lập các mục tiêu về thời gian phục hồi để lên kế hoạch cho các bước cần thực hiện sau khi thảm họa xảy ra và quyết định khung thời gian cần thiết để khôi phục các hoạt động bình thường.

2. Giai đoạn thực hiện

Giai đoạn thực hiện bao gồm việc phát triển và thực hiện các chiến lược phục hồi chức năng kinh doanh sau khi thảm họa xảy ra. Trong giai đoạn này, các chuyên gia BCM xác định những cách hiệu quả nhất để khôi phục hoạt động với thời gian ngừng hoạt động tối thiểu, bất kể sự cố ở quy mô nhỏ hay thảm họa lớn.

Trong giai đoạn thực hiện, các tổ chức phải thiết lập cơ sở hạ tầng và nguồn lực cần thiết để hỗ trợ các chiến lược phục hồi này. Điều này có thể bao gồm việc thiết lập các bản sao lưu dữ liệu bên ngoài cơ sở, sắp xếp các địa điểm làm việc thay thế và đảm bảo tính sẵn có của các nguồn lực.

3. Giai đoạn tối ưu hóa

Giai đoạn tối ưu hóa rất quan trọng đối với việc quản lý tính liên tục trong kinh doanh vì nó đánh giá tính hiệu quả của toàn bộ chiến lược. Nó tập trung vào việc cải thiện các chiến lược, kế hoạch và quy trình BCM để đảm bảo chúng phù hợp với nhu cầu kinh doanh của một tổ chức.

Tối ưu hóa dựa trên một số mục tiêu chính:

• Cải tiến liên tục. Các tổ chức phải thường xuyên đánh giá các kế hoạch và quy trình kinh doanh liên tục của mình để phát hiện những lĩnh vực cần nâng cấp.
• Thử nghiệm. Bằng cách thường xuyên kiểm tra các chính sách bảo mật, các tổ chức sẽ xác định được các lỗ hổng và điểm yếu mà tội phạm mạng nhắm đến khi thực hiện các cuộc tấn công.
• Sự tham gia của các bên liên quan. Để chiến lược BCM có hiệu quả, điều cần thiết là thu thập phản hồi từ nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các đối tác khác. Thông tin này không chỉ cung cấp cái nhìn sâu sắc về quy trình BCM mà còn nuôi dưỡng niềm tin của các bên liên quan.
• Đánh giá điểm chuẩn và các phương pháp hay nhất. Trong bước quan trọng này, tổ chức so sánh chiến lược BCM của mình với chiến lược của các công ty ngang hàng và những người dẫn đầu ngành. Luôn được đào tạo về các công nghệ mới nổi và các phương pháp đổi mới sẽ đảm bảo kế hoạch BCM mang lại sự bảo vệ tốt nhất có thể.

4. Giai đoạn thử nghiệm và đào tạo

Kiểm tra và đào tạo là rất quan trọng để đạt được hiệu quả tối đa của kế hoạch kinh doanh liên tục. Chúng bao gồm nhiều phương pháp thử nghiệm, diễn tập và mô phỏng tấn công khác nhau giúp tổ chức và nhân viên của tổ chức luôn cảnh giác trước các cuộc tấn công mạng tiềm ẩn.

Trong giai đoạn này, các tổ chức cũng thiết lập các con đường liên lạc để đẩy nhanh quá trình phục hồi. Nó xác định nghiêm ngặt trách nhiệm trong trường hợp xảy ra thảm họa, vì vậy mỗi thành viên trong nhóm biết phải liên hệ với ai để thực hiện hiệu quả các mục tiêu BCM đã thiết lập trong các giai đoạn trước.

5. Giai đoạn bảo trì và đánh giá

Giai đoạn cuối cùng của quản lý tính liên tục trong kinh doanh này rất quan trọng và là giai đoạn đảm bảo chiến lược vẫn hiệu quả. Nó không chỉ áp dụng cho các chính sách bảo mật mà còn áp dụng cho các công nghệ và cơ sở hạ tầng của tổ chức.

Khi các mối đe dọa mạng phát triển, các chiến lược đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh và khắc phục thảm họa cũng phải phát triển. Khi xảy ra vi phạm bảo mật, điều cần thiết là sử dụng tất cả thông tin thu thập được để tinh chỉnh các chính sách bảo mật hiện có và tránh các sự cố tương tự trong tương lai.

Các yếu tố của quản lý kinh doanh liên tục

Một số yếu tố chính của quản lý kinh doanh liên tục đảm bảo tính hiệu quả của nó.

Kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP)

Kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) phác thảo cách tổ chức sẽ tiếp tục hoạt động trong và sau khi dịch vụ bị gián đoạn. Đó là một tập hợp các thủ tục và khuyến nghị để xử lý các trường hợp khẩn cấp. Bước quan trọng nhất trong kế hoạch này là xác định các hoạt động kinh doanh quan trọng cần khôi phục nhanh chóng và cung cấp cho chúng sự hỗ trợ để giảm thiểu tác động của một cuộc tấn công.

Việc phát triển kế hoạch BCP bắt đầu bằng việc đánh giá rủi ro và phân tích tác động kinh doanh. Các giai đoạn này xác định các sự kiện khác nhau ảnh hưởng đến tổ chức như thế nào để xác định các phản hồi, quy trình và giao thức truyền thông phù hợp. Sau đó, điều cần thiết là phải thiết lập các chiến lược dài hạn để tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường, bao gồm bảo vệ thiết bị và công nghệ, sao lưu dữ liệu và quyết định vị trí địa điểm khôi phục.

Phản hồi sự cố

Ứng phó sự cố là phương pháp mà tổ chức sử dụng để ứng phó với một cuộc tấn công mạng hoặc vi phạm dữ liệu. Nó chứa một tập hợp các quy trình và công cụ để xác định, giảm thiểu và khôi phục sau các sự cố bảo mật đồng thời giảm thiểu tác động của chúng và ngăn chúng xảy ra lần nữa.

Có một số bước chính mà một kế hoạch ứng phó sự cố cần có:

• Chuẩn bị, trong đó tổ chức thành lập nhóm ứng phó sự cố, xác định vai trò, trách nhiệm cũng như phương pháp liên lạc.
• Phát hiện và phân tích, trong đó một hoạt động đáng ngờ được phát hiện và phân tích về tác động tiềm ẩn đối với hoạt động của tổ chức.
• Ngăn chặn, tập trung vào việc giảm thiểu bề mặt tấn công và cô lập sự cố để nó không ảnh hưởng đến các phần khác của hệ thống.
• Xóa bỏ, trong đó mối đe dọa bị loại bỏ và thiệt hại được đánh giá.
• Phục hồi, trong đó tổ chức khôi phục các hoạt động thông thường, truy xuất dữ liệu từ các vị trí an toàn và triển khai lại các giao thức bảo mật.

Khắc phục thảm họa

Khắc phục thảm họa là một tập hợp các biện pháp thực hành để sửa chữa cơ sở hạ tầng và hoạt động CNTT sau trường hợp khẩn cấp. Nó bao gồm các chính sách, công cụ và thủ tục để khôi phục hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn sau thảm họa thiên nhiên hoặc do con người gây ra.

Bước quan trọng nhất của kế hoạch khắc phục thảm họa là thiết lập một địa điểm khắc phục thảm họa. Đây là vị trí vật lý hoặc ảo nơi dữ liệu và hệ thống được sao chép và lưu trữ để chúng có thể được sử dụng trong trường hợp trang web chính bị lỗi. Nó cho phép khôi phục với mức độ mất dữ liệu tối thiểu và vạch ra các vai trò cũng như chiến lược truyền thông rõ ràng để điều phối các nỗ lực xử lý thảm họa trong một cuộc tấn công.

Đánh giá và quản lý rủi ro

Đánh giá và quản lý rủi ro bao gồm việc đánh giá nhiều mối đe dọa và yếu tố có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh. Mỗi rủi ro tiềm ẩn được mô tả và phân tích chi tiết, bao gồm khả năng xảy ra và tác động tiềm ẩn của nó. Rủi ro cũng được ưu tiên để tổ chức có thể xác định nơi cần tập trung nỗ lực khắc phục.

Quản lý rủi ro bao gồm việc phân tích những nội dung sau:

• Hậu quả của việc mất đi nhân sự chủ chốt và cách thay thế họ bằng nhân viên mới.
• Những thay đổi trong sở thích của khách hàng và sự thiệt hại này gây ra cho danh tiếng của tổ chức.
• Khả năng của tổ chức trong việc ứng phó với các vi phạm an ninh, bao gồm cả tốc độ khôi phục các hoạt động thường xuyên.
• Sự ổn định tài chính, bao gồm khả năng của tổ chức trong việc thanh toán các khoản tiền phạt có thể xảy ra và chịu được các tổn thất tài chính khác.
• Các vấn đề về tuân thủ và các hình phạt có thể xảy ra đối với các tổ chức trong các ngành được quản lý chặt chẽ, chẳng hạn như tài chính và chăm sóc sức khỏe.

Phân tích tác động

Phân tích tác động tập trung vào việc tìm hiểu hậu quả của sự gián đoạn. Nó xác định chính xác các đơn vị kinh doanh, hoạt động và quy trình quan trọng đối với tổ chức cũng như các nguồn lực mà chúng yêu cầu để hoạt động bình thường. Ngoài ra, nó còn phân tích tác động của những gián đoạn này đối với các số liệu như hiệu quả tài chính, danh tiếng, tuân thủ quy định và sự hài lòng của khách hàng.

Phân tích tác động cũng tập trung vào những thay đổi tiềm ẩn mà tổ chức phải thực hiện để trở nên kiên cường hơn trước các mối đe dọa. Nó phân tích lợi ích, rủi ro và chi phí khi thực hiện những thay đổi này và bao gồm phản hồi được cung cấp bởi các bên liên quan và các thành viên trong nhóm có liên quan. Nếu một thay đổi được thực hiện, phân tích tác động sẽ đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều được thông báo qua các kênh liên lạc đã thiết lập trước đó.

Quản lý danh tiếng

Quản lý danh tiếng tập trung vào việc kiểm soát hình ảnh của tổ chức trước công chúng. Với tin tức lan truyền trực tuyến nhanh hơn bao giờ hết, quản lý danh tiếng là một yếu tố ngày càng quan trọng trong quản lý tính liên tục của hoạt động kinh doanh. Nó phân tích cách khách hàng, đối tác, nhà đầu tư và công chúng nhìn nhận một tổ chức.

Quản lý danh tiếng bao gồm cách tiếp cận chủ động và chiến lược để hiểu và quản lý nhận thức của công chúng. Nó thường yêu cầu giám sát phương tiện truyền thông xã hội, phản hồi của khách hàng và phân tích phương tiện truyền thông để giải quyết các mối lo ngại tiềm ẩn. Để đáp lại, đội ngũ quản lý danh tiếng thực hiện các chính sách nhằm cải thiện sự tương tác với cộng đồng, xây dựng niềm tin và nuôi dưỡng hình ảnh thương hiệu.

Công cụ quản lý kinh doanh liên tục

Các công cụ quản lý tính liên tục trong kinh doanh là cần thiết để thực hiện các chiến lược kinh doanh liên tục và khắc phục thảm họa. Chúng bao gồm:

• Các công cụ đánh giá rủi ro và phân tích tác động kinh doanh. Những công cụ này xác định các mối đe dọa tiềm ẩn và phân tích tác động của chúng đối với hoạt động kinh doanh.
• Phần mềm lập kế hoạch kinh doanh liên tục. Phần mềm này được sử dụng để phát triển và quản lý các kế hoạch kinh doanh liên tục và bao gồm các chức năng quản lý khủng hoảng, ứng phó khẩn cấp và quy trình phục hồi.
• Hệ thống thông báo khẩn cấp. Các hệ thống này đảm bảo liên lạc thích hợp trong thời kỳ khủng hoảng và cảnh báo theo thời gian thực cho tất cả nhân viên.
• Công cụ khắc phục thảm họa. Những công cụ này bao gồm phần mềm sao lưu và khôi phục dữ liệu cho phép khôi phục dữ liệu nhanh chóng sau thảm họa.
• Hệ thống quản lý sự cố. Các hệ thống này cung cấp một khuôn khổ để ghi nhật ký, theo dõi và giải quyết sự cố, đồng thời điều phối công việc của các nhóm ứng phó.
• Công cụ đào tạo và mô phỏng. Những công cụ này được sử dụng để giáo dục nhân viên về chiến lược kinh doanh liên tục thông qua mô phỏng tấn công, quy trình kiểm tra thâm nhập và các tình huống khủng hoảng khác giúp tăng cường khả năng chuẩn bị.
• Công cụ quản lý tuân thủ. Những công cụ này đảm bảo rằng kế hoạch kinh doanh liên tục tuân thủ các tiêu chuẩn quy định cụ thể của ngành có liên quan.
• Công cụ phân tích và báo cáo. Những công cụ này giám sát hiệu suất của các chiến lược kinh doanh liên tục và báo cáo về tính hiệu quả của chúng nhằm hỗ trợ việc ra quyết định thông minh và hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp về Quản lý tính liên tục trong kinh doanh

Dưới đây là câu trả lời cho những câu hỏi thường gặp nhất về quản lý tính liên tục trong kinh doanh.

Quản lý kinh doanh liên tục bao gồm những gì?

Quản lý tính liên tục trong kinh doanh bao gồm nhiều quy trình khác nhau nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn sau thảm họa. Nó bao gồm việc phát triển và thực hiện các chiến lược duy trì chức năng kinh doanh trong và sau thảm họa thiên nhiên, tấn công mạng hoặc một loại trường hợp khẩn cấp khác. Nó phân tích tác động tiềm tàng của những sự kiện này đối với doanh nghiệp và ưu tiên các chiến lược để khắc phục chúng.

BCM tập trung chủ yếu vào cách tiếp cận chủ động để giảm thiểu rủi ro. Nó nhằm mục đích phản ứng chính xác với các mối đe dọa trước khi chúng xảy ra và ngăn chúng ảnh hưởng đến hệ thống của công ty. Nó ưu tiên giao tiếp thích hợp giữa các thành viên trong nhóm để giúp nhân viên luôn cảnh giác và sẵn sàng ứng phó với những mối đe dọa này. Trong trường hợp xảy ra sự cố gây gián đoạn, nó tập trung vào khả năng phục hồi và tính linh hoạt của hệ thống và các thành viên trong nhóm để khắc phục sự cố và quay trở lại hoạt động bình thường càng sớm càng tốt.

Người quản lý kinh doanh liên tục làm gì?

Người quản lý tính liên tục trong kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính linh hoạt và khả năng sẵn sàng của tổ chức trước tình trạng gián đoạn. Họ phát triển và thực hiện các kế hoạch kinh doanh liên tục để đảm bảo các hoạt động quan trọng được khôi phục sau thảm họa.

Vai trò của họ bao gồm:

• Tiến hành đánh giá rủi ro kỹ lưỡng và phân tích tác động kinh doanh.
• Phát triển các chiến lược để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính liên tục.
• Phối hợp với các bộ phận khác để củng cố các nỗ lực khắc phục trong thời kỳ khủng hoảng.
• Giám sát việc khôi phục các bản sao lưu dữ liệu và thực hiện các kế hoạch khắc phục thảm họa.
• Tiến hành đào tạo nhân viên thường xuyên về các chiến lược này.
• Cập nhật và xem xét các kế hoạch quản lý kinh doanh liên tục.

Sự khác biệt giữa BCM và BCP là gì?

Quản lý tính liên tục trong kinh doanh và kế hoạch kinh doanh liên tục là những khái niệm có liên quan chặt chẽ nhưng có vai trò khác nhau.

BCM bao gồm nhiều công cụ và chiến lược khác nhau để xác định các mối đe dọa tiềm ẩn đối với tổ chức và tính liên tục trong hoạt động kinh doanh của tổ chức đó. Nó cung cấp một khuôn khổ để quản lý hoạt động trong và sau khủng hoảng. Nó bao gồm các hoạt động như đánh giá rủi ro, phân tích tác động kinh doanh, phát triển chiến lược, kiểm tra và cập nhật kế hoạch cũng như đào tạo nhân sự.

Mặt khác, BCP là một tài liệu cụ thể chứa chiến lược được phát triển như một phần của BCM. Nó nêu chi tiết các thủ tục mà một tổ chức tuân theo trong trường hợp xảy ra thảm họa và cung cấp hướng dẫn về cách tiếp tục hoạt động một cách hiệu quả. Nó bao gồm các bước để phục hồi kinh doanh, vai trò và trách nhiệm của nhân viên, thông tin liên hệ khẩn cấp và chiến lược sao lưu dữ liệu.

Sự khác biệt giữa Quản lý khủng hoảng và Kinh doanh liên tục là gì?

Quản lý khủng hoảng và tính liên tục trong kinh doanh là những thành phần quan trọng trong khả năng chống chọi với các sự kiện đột phá của tổ chức, nhưng chúng giải quyết các khía cạnh khác nhau của việc giảm thiểu thảm họa.

Quản lý khủng hoảng tập trung vào việc ứng phó ngay lập tức trước thảm họa. Nó thực hiện các hành động để quản lý và giảm thiểu tác động của những sự kiện này đối với một tổ chức, các bên liên quan và công chúng. Nó giải quyết khủng hoảng thông qua liên lạc hiệu quả và giao dịch với giới truyền thông để đảm bảo an toàn cho cá nhân, tài sản và dữ liệu nhạy cảm, nhằm giảm thiểu thiệt hại.

Mặt khác, tính liên tục trong kinh doanh đề cập đến việc khôi phục các hoạt động quan trọng sau khi mối đe dọa đã được loại bỏ. Nó xác định các hoạt động quan trọng cần hỗ trợ ngay lập tức và phát triển các kế hoạch để xử lý các mối đe dọa khẩn cấp và ảnh hưởng của chúng.

Vẫn nổi trong một cuộc khủng hoảng

Quản lý tính liên tục trong kinh doanh là một phần quan trọng trong tình hình bảo mật của bất kỳ tổ chức hiện đại nào. Từ thiên tai đến tấn công mạng, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều mối đe dọa có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động và có khả năng gây ra thiệt hại không thể khắc phục. Vì lý do này, các doanh nghiệp phải luôn cảnh giác và tăng cường khả năng khôi phục hoạt động nhanh nhất có thể. Bằng cách này, họ giữ được danh tiếng và niềm tin của mình với khách hàng, nhà cung cấp và đối tác, đồng thời giảm thiểu mọi tổn thất tài chính và tổn thất khác.