Kinh doanh liên tục: Thực tiễn tốt nhất

Bối cảnh kinh doanh phát triển nhanh chóng ngày nay buộc các công ty phải lập kế hoạch chiến lược để các hoạt động quan trọng có thể tiếp tục ngay cả trong thời kỳ khủng hoảng. Từ thiên tai đến các mối đe dọa trên mạng, những sự kiện không thể đoán trước gây ra sự gián đoạn có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp ở mọi quy mô.

Kế hoạch kinh doanh liên tục đảm bảo rằng công ty vẫn có khả năng phục hồi trước thảm họa, có thể giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và ngăn ngừa tổn thất về tài chính và danh tiếng.

Bài viết này giải thích mọi điều bạn cần biết về các phương pháp hay nhất về tính liên tục trong kinh doanh và cách triển khai chúng để đạt được thành công trong kinh doanh.

Kinh doanh liên tục là gì?

Tính liên tục trong kinh doanh (BC) đề cập đến tất cả các biện pháp mà tổ chức thực hiện để duy trì hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn khi đối mặt với sự gián đoạn, chẳng hạn như thiên tai, tấn công mạng hoặc các trường hợp khẩn cấp khác. Các hoạt động này bao gồm xác định và bảo vệ các chức năng kinh doanh quan trọng, dữ liệu nhạy cảm và chuỗi cung ứng để tổ chức có thể trở lại hoạt động bình thường nhanh chóng và suôn sẻ nhất có thể.

10 phương pháp hay nhất về tính liên tục trong kinh doanh

Điều quan trọng cần nhớ là lập kế hoạch kinh doanh liên tục không phải là sự kiện diễn ra một lần mà là một tư duy. Các công ty phải thường xuyên kiểm tra, sửa đổi và cập nhật hệ thống cũng như quy trình của mình để duy trì tính linh hoạt và kiên cường trước nghịch cảnh.

Dưới đây là các phương pháp hay nhất về tính liên tục trong kinh doanh để đảm bảo luồng kinh doanh không bị gián đoạn.

1. Triển khai Đánh giá Rủi ro và Phân tích Tác động Kinh doanh (BIA)

Đánh giá rủi ro và phân tích tác động kinh doanh (BIA) liên quan đến việc xác định các mối đe dọa tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra và đánh giá tác động của chúng đối với hoạt động kinh doanh. BIA tập trung vào việc xác định các hoạt động quan trọng trong kinh doanh và đánh giá hậu quả của các rủi ro khác nhau đối với hiệu quả tài chính, bảo mật thông tin và danh tiếng của công ty.

2. Phát triển chiến lược

Sau khi xác định những rủi ro tiềm ẩn, các công ty phải phát triển các chiến lược để giảm thiểu từng rủi ro. Điều này bao gồm việc thiết lập các biện pháp làm giảm tác động của những mối đe dọa này và bảo vệ hoạt động kinh doanh trong nhiều tình huống khác nhau. Giảm thiểu rủi ro bao gồm đa dạng hóa chuỗi cung ứng, duy trì dữ liệu và CNTT dư thừa, thường xuyên sửa đổi các chính sách bảo mật CNTT cũng như vá lỗi và cập nhật tất cả các hệ thống.

3. Xác định vai trò và trách nhiệm

Bước này bao gồm việc thiết lập vai trò, trách nhiệm và quy trình trong trường hợp có sự gián đoạn. Kế hoạch BC của bạn nên trình bày chi tiết các bước mà nhân viên phải tuân theo trước, trong và sau khi gián đoạn, bao gồm các quy trình ứng phó nhằm loại bỏ kịp thời sự nhầm lẫn và giải quyết vấn đề.

4. Thiết lập liên lạc rõ ràng

Thông tin liên lạc trong trường hợp khẩn cấp phải rõ ràng, kịp thời và nhất quán. Khía cạnh truyền thông trong kế hoạch BC của công ty tập trung vào thứ bậc và tần suất báo cáo trong trường hợp khẩn cấp và sử dụng kênh liên lạc nào để tránh thiệt hại thêm cho hệ thống và hoạt động.

5. Đào tạo nhân viên của bạn

Nhân viên cần được đào tạo và nhận thức được vai trò và trách nhiệm của mình khi xảy ra thảm họa. Công ty nên tổ chức đào tạo nâng cao nhận thức về bảo mật thường xuyên để nhân viên có thể củng cố kiến thức và kỹ năng về những việc cần làm trong trường hợp khẩn cấp nhằm giảm thiểu hậu quả tiêu cực và thời gian ngừng hoạt động.

6. Kiểm tra kế hoạch

Kế hoạch kinh doanh liên tục cần được kiểm tra thường xuyên để đảm bảo tính hiệu quả và giải quyết các điểm yếu tiềm ẩn. Kế hoạch BC có thể được kiểm tra thông qua mô phỏng các tình huống thảm họa khác nhau, diễn tập trên toàn công ty và các phương pháp kiểm tra bảo mật CNTT cụ thể như quét lỗ hổng và kiểm tra thâm nhập.

7. Xem xét và cập nhật kế hoạch

Kế hoạch kinh doanh liên tục phải được thực hiện và được cập nhật thường xuyên để đảm bảo các quy trình đủ mạnh để duy trì các cuộc tấn công mạng, thiên tai và lỗi của con người. Khi phạm vi của các mối đe dọa mở rộng, công nghệ cũng tiến bộ để phát triển các hệ thống và quy trình mới. Kế hoạch BC phải phù hợp và hiệu quả trong môi trường năng động như vậy.

8. Cộng tác với Đối tác và Nhà cung cấp

Các nhà cung cấp và đối tác đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng cũng như trong việc đạt được và duy trì hoạt động kinh doanh liên tục. Các công ty nên liên tục làm việc với các nhà cung cấp, nhà cung cấp dịch vụ và đối tác để đảm bảo hoạt động của họ phù hợp trong trường hợp có khả năng bị gián đoạn.

9. Tạo Kế hoạch khắc phục thảm họa CNTT

Kế hoạch khắc phục thảm họa CNTT là một thành phần thiết yếu của kế hoạch khôi phục thảm họa và liên tục kinh doanh (BCDR), thường tập trung vào việc khôi phục hoạt động và cơ sở hạ tầng CNTT. Khắc phục thảm họa liên quan đến việc triển khai các chiến lược bao gồm sao lưu dữ liệu, khôi phục hệ thống và bảo vệ tài sản CNTT để đảm bảo chúng có thể được khôi phục nhanh chóng trong trường hợp khẩn cấp. Một kế hoạch khắc phục thảm họa CNTT hiệu quả là điều cần thiết để giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và giảm thiểu tổn thất tài chính.

10. Thành lập Nhóm quản lý khủng hoảng

Các công ty nên tập hợp một nhóm quản lý khủng hoảng để chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch kinh doanh liên tục. Nhóm này sẽ đưa ra các quyết định quan trọng trong thời kỳ khủng hoảng, kích hoạt kế hoạch BC và phối hợp nỗ lực giữa các phòng ban. Để nhóm hoạt động hiệu quả, mỗi thành viên phải hiểu vai trò và trách nhiệm của mình cũng như hiểu biết sâu sắc về tất cả các quy trình, bao gồm các giao thức liên lạc, các bước đánh giá tình hình và hướng dẫn phân bổ nguồn lực.

Nắm vững tính liên tục trong kinh doanh

Việc thực hiện kế hoạch kinh doanh liên tục không chỉ là một biện pháp phòng ngừa mà còn là một khía cạnh cơ bản của quản lý kinh doanh hiện đại. Những doanh nghiệp dự đoán, chuẩn bị và ứng phó với khủng hoảng là những doanh nghiệp cuối cùng sẽ duy trì hoạt động và phục hồi sau các sự kiện bất lợi. Với kế hoạch kinh doanh liên tục được áp dụng, các công ty sẽ có được khả năng phục hồi và bảo vệ tài sản của mình trong một thế giới khó lường.

Chuẩn bị cho tổ chức của bạn trong mọi tình huống với danh sách kiểm tra kế hoạch kinh doanh liên tục của chúng tôi (bao gồm bản PDF có thể tải xuống miễn phí).