Chính sách lưu giữ dữ liệu là gì và cách tạo một chính sách?
Trong blog này, chúng tôi sẽ khám phá tầm quan trọng đặc biệt của chính sách lưu giữ dữ liệu và thu được những hiểu biết sâu sắc có giá trị về việc phát triển chính sách phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Điều hướng sự phức tạp của quản trị, tuân thủ và bảo mật dữ liệu để củng cố chiến lược quản lý thông tin của tổ chức bạn.
Chính sách lưu giữ dữ liệu là gì?
Chính sách lưu giữ dữ liệu xác định cách lưu trữ và xử lý dữ liệu nhằm giảm thiểu rủi ro bảo mật và tuân thủ các quy định. Chính sách nêu rõ cách định dạng dữ liệu, thời gian lưu giữ dữ liệu cũng như cách thức và vị trí lưu trữ dữ liệu. Sau khi hết thời gian lưu giữ, dữ liệu có thể bị xóa hoặc chuyển sang bộ lưu trữ thứ cấp, đảm bảo rằng bộ lưu trữ chính luôn sạch sẽ. Các tổ chức không đủ khả năng để lưu giữ tất cả dữ liệu vô thời hạn và phải chứng minh rằng họ lưu giữ và xóa dữ liệu một cách có chọn lọc dựa trên các yêu cầu quy định cụ thể. Các tổ chức thường tạo ra các chính sách lưu giữ dữ liệu của riêng mình nhưng họ cũng phải đảm bảo rằng các chính sách này đáp ứng hoặc vượt quá luật pháp hiện hành. Mỗi ngành có thể có thời gian lưu giữ khác nhau cho các loại dữ liệu khác nhau và các tổ chức có thể sử dụng các mẫu chính sách lưu giữ dữ liệu dành riêng cho ngành làm hướng dẫn.
Các yếu tố cơ bản của chính sách lưu giữ dữ liệu bao gồm:
- Các loại dữ liệu được thu thập: Chỉ định rõ ràng các danh mục và loại dữ liệu mà tổ chức thu thập. Điều này có thể bao gồm thông tin khách hàng, hồ sơ nhân viên, dữ liệu tài chính hoặc bất kỳ nguồn dữ liệu liên quan nào khác.
- Quy trình lưu trữ dữ liệu: Phác thảo các quy trình lưu trữ dữ liệu đã chụp một cách an toàn. Điều này bao gồm việc chỉ định liệu dữ liệu sẽ được lưu trữ tại chỗ hay trên đám mây, các phương pháp mã hóa và kiểm soát quyền truy cập để bảo vệ thông tin nhạy cảm.
- Định dạng dữ liệu: Xác định định dạng mà dữ liệu sẽ được lưu trữ. Điều này có thể bao gồm các định dạng tệp, cấu trúc cơ sở dữ liệu hoặc bất kỳ tiêu chuẩn liên quan nào khác để đảm bảo tính nhất quán và dễ truy xuất.
- Thời gian lưu giữ: Nêu rõ khoảng thời gian mà các loại dữ liệu khác nhau sẽ được lưu giữ. Xem xét các yêu cầu pháp lý, nhu cầu kinh doanh và tiêu chuẩn ngành khi xác định các giai đoạn này để đạt được sự cân bằng giữa tuân thủ và hiệu quả hoạt động.
- Quy trình xử lý dữ liệu: Chỉ định các phương pháp an toàn để xử lý dữ liệu khi kết thúc thời gian lưu giữ dữ liệu. Điều này có thể bao gồm việc băm nhỏ tài liệu vật lý, xóa an toàn các tệp điện tử hoặc các phương pháp thích hợp khác để ngăn chặn truy cập trái phép.
- Sao lưu và lưu trữ: Trình bày chi tiết các quy trình sao lưu và lưu trữ dữ liệu. Xác định tần suất thực hiện sao lưu, nơi chúng sẽ được lưu trữ và tiêu chí về dữ liệu nên được lưu trữ thay vì tích cực giữ lại.
- Vai trò và Trách nhiệm: Nêu rõ vai trò và trách nhiệm của các cá nhân liên quan đến quản lý dữ liệu. Điều này bao gồm chủ sở hữu dữ liệu, người giám sát và nhân viên khác chịu trách nhiệm về bảo mật dữ liệu, tuân thủ và thực hiện chính sách lưu giữ.
Chính sách lưu giữ dữ liệu nên bao gồm những gì?
Chính sách lưu giữ dữ liệu tiêu chuẩn nêu rõ mục đích lưu giữ thông tin, xác định người dùng áp dụng và chỉ định phạm vi của chính sách đó. Chính sách này cũng sẽ bao gồm các yêu cầu lưu giữ dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như lịch lưu giữ, quy tắc bảo vệ dữ liệu, nguyên tắc hủy dữ liệu và quy tắc ứng phó với vi phạm. Các tổ chức phải khám phá và phân loại tất cả dữ liệu cá nhân. Điều này có thể bao gồm dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, tài liệu, email, hình ảnh và video. Ngoài ra, cần xem xét vị trí của chủ thể dữ liệu, vì các vị trí khác nhau có thể có các yêu cầu khác nhau và do đó yêu cầu các chính sách lưu giữ dữ liệu duy nhất. Tần suất sao lưu cũng cần được giải quyết, có tính đến nguy cơ mất dữ liệu, nhu cầu sao lưu nhiều lần và khoảng thời gian dữ liệu cần được lưu giữ tùy theo loại của nó.
Cách tạo chính sách lưu giữ dữ liệu
Tạo chính sách và lịch trình lưu giữ dữ liệu là một nhiệm vụ phức tạp. Nó đòi hỏi phải nghiên cứu kỹ lưỡng để xác định các quy định và chính sách áp dụng cho từng loại dữ liệu và tính đến các trường hợp ngoại lệ. Nó cũng liên quan đến sự cộng tác của nhiều cá nhân và nhóm, điều này có thể dẫn đến nhiều quan điểm khác nhau.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách tạo Chính sách lưu giữ dữ liệu mạnh mẽ:
1. Xác định kiểu và danh mục dữ liệu
Bắt đầu bằng cách phân loại dữ liệu của tổ chức bạn thành các loại khác nhau dựa trên tính chất, độ nhạy cảm và ý nghĩa pháp lý của nó. Điều này có thể bao gồm dữ liệu khách hàng, hồ sơ tài chính, thông tin nhân viên, v.v. Hiểu được tính đa dạng của dữ liệu của bạn sẽ đặt nền tảng cho việc điều chỉnh thời gian lưu giữ và phương pháp xử lý.
2. Đánh giá các yêu cầu pháp lý và quy định
Việc tuân thủ luật bảo vệ dữ liệu và các quy định của ngành là điều không thể thương lượng. Tiến hành đánh giá kỹ lưỡng về bối cảnh pháp lý chi phối ngành của bạn và các khu vực mà doanh nghiệp của bạn hoạt động. Bước này rất quan trọng để xác định khoảng thời gian lưu giữ tối thiểu cần thiết cho các loại dữ liệu cụ thể và đảm bảo chính sách của bạn tuân thủ các nguyên tắc này.
3. Xác định thời gian lưu giữ
Thiết lập khoảng thời gian lưu giữ rõ ràng và ngắn gọn cho từng loại dữ liệu. Điều này liên quan đến việc xác định thời gian cần lưu giữ một số loại thông tin nhất định vì lý do hoạt động, pháp lý hoặc lịch sử. Hãy lưu ý đến việc cân bằng – việc lưu giữ dữ liệu quá lâu có thể khiến tổ chức của bạn gặp những rủi ro không đáng có, đồng thời việc xử lý dữ liệu quá sớm có thể dẫn đến việc không tuân thủ.
4. Triển khai các phương pháp hủy dữ liệu an toàn
Khi dữ liệu đã hết thời gian lưu giữ, dữ liệu đó phải được xử lý một cách an toàn. Xác định các phương pháp hủy dữ liệu, cho dù thông qua việc phá hủy vật lý phương tiện lưu trữ hay xóa an toàn các tệp kỹ thuật số. Việc thực hiện các quy trình này không chỉ bảo vệ thông tin nhạy cảm mà còn củng cố cam kết của bạn về quyền riêng tư dữ liệu.
5. Phân công trách nhiệm và trách nhiệm giải trình
Xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm trong việc thực hiện Chính sách lưu giữ dữ liệu. Chỉ định các cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm giám sát thời gian lưu giữ dữ liệu, bắt đầu các quy trình xử lý và đảm bảo tuân thủ tổng thể. Trách nhiệm giải trình là chìa khóa để thực hiện thành công bất kỳ chính sách nào.
6. Giáo dục và đào tạo nhân viên
Chính sách lưu giữ dữ liệu của bạn chỉ có hiệu lực nếu nhóm của bạn hiểu và tuân theo chính sách đó. Cung cấp các buổi đào tạo toàn diện để giáo dục nhân viên về tầm quan trọng của việc lưu giữ dữ liệu, các nguyên tắc cụ thể được nêu trong chính sách và hậu quả của việc không tuân thủ. Cập nhật và nhắc nhở thường xuyên sẽ giúp củng cố những nguyên tắc này.
Với vô số trách nhiệm mà nhân viên phải đảm nhận, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng chính sách lưu giữ dữ liệu của bạn được giữ đơn giản nhất có thể. Điều này có thể đạt được bằng cách giới hạn số lượng danh mục hồ sơ và thời gian lưu giữ, đồng thời thiết lập một sự kiện hàng năm để nhân viên được yêu cầu xóa hoặc lưu trữ hồ sơ của họ. Ngoài ra, giao tiếp hiệu quả đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo mọi người hiểu rõ vai trò của họ trong chính sách và biết thời điểm và cách thức xử lý các hồ sơ đã quá thời hạn lưu giữ. Việc thu thập phản hồi từ những người bị ảnh hưởng trực tiếp bởi chính sách là rất quan trọng để thực hiện những cải tiến và điều chỉnh cần thiết. Dưới đây là một số phương pháp hay nhất bạn có thể làm theo khi tạo chính sách lưu giữ dữ liệu của mình.
Chính sách lưu giữ dữ liệu Các phương pháp hay nhất
Dưới đây là một số phương pháp hay nhất về chính sách lưu giữ dữ liệu mà bạn có thể sử dụng để giúp phát triển chính sách phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
Tập hợp một nhóm: Xác định các bên liên quan cần tham gia vào quá trình phát triển chính sách, chẳng hạn như giám đốc điều hành, nhân viên pháp lý, quản trị viên CNTT, v.v. Đảm bảo rằng mỗi nhóm hoặc cá nhân đều được đại diện một cách công bằng.
Khám phá và phân loại dữ liệu của bạn: Xác định dữ liệu nào cần được lưu trữ và trong bao lâu bằng cách xem xét tính chất và mức độ liên quan của dữ liệu đó với nhu cầu kinh doanh hiện tại. Tùy chỉnh lược đồ phân loại theo nhu cầu cụ thể của bạn. Các danh mục phổ biến có thể bao gồm tài liệu thuế, tài liệu trả lương và tài liệu bán hàng.
Xóa dữ liệu ROT: Tránh lưu giữ dữ liệu lâu hơn mức cần thiết vì dữ liệu lỗi thời gây ra rủi ro bảo mật. Triển khai một hệ thống có thể dễ dàng xác định và xóa dữ liệu ROT (Dư thừa, Lỗi thời hoặc Tầm thường).
Xác định các quy định hiện hành: Đảm bảo chính sách lưu giữ dữ liệu của bạn tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định, chẳng hạn như HIPAA, SOX và GDPR. Biết các luật và yêu cầu cụ thể cho từng ngành và lưu giữ dữ liệu có thể cần thiết cho hành động pháp lý.
Thiết lập giới hạn thời gian: Chỉ định giới hạn thời gian mặc định để lưu trữ hoặc xóa từng mục dữ liệu. Nói chung, việc lưu giữ vĩnh viễn phải là ngoại lệ chứ không phải là quy tắc.
Truyền đạt chính sách: Thông báo cho tất cả nhân viên và nhóm có liên quan về chính sách cũng như tác động của chính sách đó đối với vai trò và trách nhiệm của họ.
Xem lại và cập nhật chính sách: Thường xuyên xem lại chính sách để phù hợp với nhu cầu và hoàn cảnh thay đổi. Thực hiện các điều chỉnh cần thiết theo yêu cầu.
Phát triển chính sách lưu giữ dữ liệu hiệu quả giúp các tổ chức quản lý và lưu trữ lượng lớn thông tin kỹ thuật số một cách hiệu quả. Nó đảm bảo rằng dữ liệu quan trọng được sao lưu thường xuyên, cho phép phục hồi dễ dàng trong trường hợp khẩn cấp. Kiểm tra lưu giữ thường xuyên giúp loại bỏ các tệp lỗi thời và trùng lặp, cải thiện tìm kiếm và trải nghiệm người dùng. Các chính sách lưu giữ dữ liệu thông minh hơn cũng có thể tạo thêm dung lượng lưu trữ bằng cách di chuyển dữ liệu cũ sang đám mây.
Lepide có thể trợ giúp về chính sách lưu giữ dữ liệu của bạn như thế nào
Nền tảng bảo mật dữ liệu Lepide có thể tự động phát hiện và phân loại dữ liệu dựa trên các yêu cầu về độ nhạy cảm và lưu giữ dữ liệu. Điều này giúp thực thi các chính sách lưu giữ hiệu quả hơn và đảm bảo rằng dữ liệu được xử lý và bảo vệ thích hợp. Với khả năng giám sát liên tục của nền tảng, nó có thể theo dõi việc truy cập và sửa đổi dữ liệu trong thời gian thực. Nó có thể phát hiện mọi thay đổi hoặc xóa dữ liệu trái phép, đảm bảo tuân thủ chính sách lưu giữ của bạn. Cảnh báo có thể được tạo để thông báo cho quản trị viên về bất kỳ vi phạm chính sách nào. Ngoài ra, nền tảng còn tạo các báo cáo kiểm tra chi tiết, có thể được sử dụng để chứng minh sự tuân thủ luật bảo mật dữ liệu có liên quan. Lepide cũng đơn giản hóa quy trình giữ Active Directory sạch sẽ bằng cách xóa, vô hiệu hóa hoặc di chuyển các tài khoản không hoạt động và lỗi thời sang đơn vị tổ chức khác mà không yêu cầu sự tham gia của nhân viên CNTT.
Nếu bạn muốn xem Nền tảng bảo mật dữ liệu Lepide có thể giúp bạn tạo và duy trì chính sách lưu giữ dữ liệu như thế nào, hãy lên lịch dùng thử với một trong các kỹ sư của chúng tôi.
>