20 câu hỏi về quyền riêng tư dữ liệu bạn cần hỏi
Khi ngày càng có nhiều dữ liệu được thu thập, xử lý và chia sẻ, những lo ngại xung quanh quyền riêng tư dữ liệu trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Không chỉ các cá nhân cần thận trọng trong việc bảo vệ thông tin cá nhân của mình mà các tổ chức còn có trách nhiệm đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật cho dữ liệu họ thu thập. Để điều hướng bối cảnh phức tạp về quyền riêng tư dữ liệu, điều quan trọng là phải đặt câu hỏi phù hợp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đi sâu vào 20 câu hỏi hàng đầu về quyền riêng tư dữ liệu mà mọi tổ chức cần hỏi.
Câu hỏi về quyền riêng tư dữ liệu chính
1. Chúng ta đã chuẩn bị cho sự cố vi phạm dữ liệu chưa?
Như họ nói, vấn đề không phải là liệu có hay không mà là khi nào thì vi phạm dữ liệu sẽ xảy ra. Để đảm bảo ứng phó sự cố hiệu quả, điều quan trọng là phải có một quy trình được ghi chép đầy đủ. Các cuộc diễn tập bảo mật thường xuyên có thể giúp các nhóm thực hành xử lý các vi phạm dữ liệu và cải thiện khả năng ứng phó trong tương lai.
2. Chúng ta có sẵn kế hoạch ứng phó sự cố để xử lý vi phạm không?
Có một kế hoạch ứng phó sự cố là điều cần thiết để chuẩn bị, xác định, ngăn chặn và phục hồi sau sự cố an ninh. Ứng phó sự cố đóng một vai trò quan trọng trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân vì tin tặc sẽ khám phá nhiều phương pháp khác nhau để truy cập thông tin cá nhân nhạy cảm. Việc thường xuyên xem xét và cập nhật kế hoạch ứng phó sự cố cũng rất cần thiết.
3. Chúng tôi có biết phải thông báo bằng cách nào, khi nào và ai trong trường hợp có vi phạm không?
Việc không báo cáo vi phạm dữ liệu có thể dẫn đến hậu quả tài chính nghiêm trọng. Điều quan trọng là nhóm ứng phó sự cố phải hiểu các quy tắc báo cáo vi phạm do luật bảo mật dữ liệu toàn cầu mới áp đặt. Nếu một lượng lớn dữ liệu cá nhân bị xâm phạm trái phép, nhóm phải báo cáo kịp thời hành vi vi phạm cho cơ quan giám sát và thông báo cho các cá nhân bị ảnh hưởng. Để tuân thủ các yêu cầu về thông báo vi phạm, các tổ chức phải đưa quy trình thông báo vào kế hoạch ứng phó sự cố của mình.
4. Chúng tôi đã tính toán tác động tài chính của việc vi phạm dữ liệu chưa?
Hiểu được tác động tài chính của việc vi phạm dữ liệu tiềm ẩn là rất quan trọng. Để ước tính khả năng xảy ra vi phạm và tác động tài chính của nó, hãy sử dụng báo cáo của IBM về chi phí vi phạm trung bình, báo cáo này cung cấp thông tin về chi phí trung bình cho mỗi cá nhân bị ảnh hưởng trong các ngành khác nhau. Bằng cách sử dụng thông tin trong báo cáo này, bạn có thể tính toán chi phí của hồ sơ bị đánh cắp hoặc bị mất.
5. Chúng ta có biết dữ liệu có rủi ro cao nhất của chúng ta nằm ở đâu không?
Để đánh giá chính xác tác động tiềm tàng của việc vi phạm dữ liệu, điều quan trọng là phải xác định tài sản dữ liệu mà tổ chức của bạn nắm giữ. Điều này có thể liên quan đến việc tiến hành các cuộc phỏng vấn với các bên liên quan chính và xác định các khu vực thường tìm thấy dữ liệu, chẳng hạn như ứng dụng, thư mục, cơ sở dữ liệu, đám mây và bên thứ ba, phương tiện di động, vị trí thực tế, mạng thử nghiệm và phát triển, v.v. xác định dữ liệu trong các lĩnh vực này sẽ giúp đánh giá tác động tiềm ẩn của việc vi phạm dữ liệu. Ngoài ra, bài tập này có thể hỗ trợ phân loại dữ liệu dựa trên độ nhạy của nó.
6. Chúng ta đã phân loại dữ liệu của mình theo mức độ rủi ro chưa?
Như đã đề cập ở trên, bạn có thể phân loại dữ liệu dựa trên mức độ nhạy cảm của nó. Phân tích rủi ro có thể tiết lộ tác động của hành vi vi phạm đối với khách hàng và nhân viên của bạn. Việc hiểu được dữ liệu nào dễ bị tấn công trong quá trình vi phạm sẽ cho phép nhóm bảo mật của bạn tăng cường phòng thủ và đưa ra các chiến lược để bảo vệ dữ liệu. Bằng cách ưu tiên nỗ lực bảo vệ những tài sản này, họ có thể phân bổ thời gian một cách hiệu quả. Ngoài ra, họ có thể thiết lập cảnh báo bằng các công nghệ bảo mật khác nhau để được thông báo về mọi hoạt động bất thường liên quan đến các loại dữ liệu cụ thể này.
7. Chúng ta có đang kết hợp phương pháp 'bảo mật theo thiết kế' khi thiết kế/thiết kế lại hệ thống không?
Áp dụng phương pháp bảo mật 'quyền riêng tư theo thiết kế' có nghĩa là tích hợp quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu vào các dự án bảo mật ngay từ đầu. Điều này giúp các tổ chức tuân thủ các quy định về quyền riêng tư dữ liệu toàn cầu. Điều quan trọng là phải kết hợp phương pháp này khi triển khai cơ sở hạ tầng CNTT mới xử lý dữ liệu cá nhân, thực hiện các chính sách bảo mật, chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba hoặc khách hàng và sử dụng dữ liệu cho mục đích phân tích.
8. Chúng tôi đã tiến hành Đánh giá tác động đến quyền riêng tư (PIA) chưa?
Đánh giá tác động đến quyền riêng tư (PIA) là một công cụ hữu ích để đánh giá và giảm thiểu rủi ro về các vấn đề về quyền riêng tư trong tổ chức của bạn. Bằng cách thu hút sự tham gia của các bên liên quan chính, cuộc phỏng vấn của PIA giúp xác định các vấn đề tiềm ẩn về quyền riêng tư và đưa ra các đề xuất về cách giải quyết chúng.
9. Chúng tôi có biết ai có quyền truy cập vào tài sản có rủi ro cao của chúng tôi không?
Điều quan trọng là phải xác định ai có quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm và liệu quyền truy cập của họ có cần thiết cho hoạt động kinh doanh hay không. Một số người dùng có thể có quyền truy cập đặc quyền vào dữ liệu mà họ không nên có. Để giải quyết vấn đề này, các chính sách bảo mật cần được xem xét để loại bỏ quyền truy cập đặc quyền và các điểm cuối phải được bảo vệ khỏi việc đánh cắp dữ liệu. Nếu người dùng vẫn cần quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm nhưng có lo ngại về hành vi trộm cắp, các công cụ mã hóa có thể được sử dụng để che giấu dữ liệu.
10. Chúng ta có thể chứng minh đầy đủ sự tuân thủ với các cơ quan hữu quan không?
Để đáp ứng thành công các quy định về quyền riêng tư dữ liệu toàn cầu đòi hỏi phải triển khai các biện pháp bảo mật và quyền riêng tư phù hợp trên nhiều khía cạnh khác nhau của một tổ chức. Đây là mục tiêu dài hạn và không thể được coi là danh sách kiểm tra một lần. Việc không tuân thủ luật bảo mật dữ liệu có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, chẳng hạn như bị phạt nặng và thậm chí bị phạt tù tùy thuộc vào khu vực pháp lý và mức độ nghiêm trọng của hành vi vi phạm.
11. Chúng tôi có cần bổ nhiệm Nhân viên bảo vệ dữ liệu không?
Điều quan trọng là tổ chức của bạn phải xác định ai sẽ xử lý các yêu cầu truy cập và xóa dữ liệu, đặc biệt là theo GDPR. Điều này có thể yêu cầu chỉ định Nhân viên bảo vệ dữ liệu (DPO), người sẽ xử lý các yêu cầu này và liên lạc với các cơ quan giám sát của EU. DPO cũng sẽ đóng vai trò giám sát việc tuân thủ GDPR, tư vấn về nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu, thực hiện Đánh giá tác động bảo vệ dữ liệu (DPIA) và đóng vai trò là đầu mối liên hệ cho các cơ quan có thẩm quyền và chủ thể dữ liệu. Theo GDPR, DPO phải được chỉ định trong ba tình huống cụ thể: khi cơ quan công quyền xử lý dữ liệu cá nhân, khi bên kiểm soát hoặc bộ xử lý tiến hành xử lý dữ liệu quy mô lớn thường xuyên và có hệ thống hoặc khi bộ kiểm soát hoặc bộ xử lý tiến hành xử lý dữ liệu trên quy mô lớn dữ liệu nhạy cảm. Các tiêu chí để xử lý trên quy mô lớn bao gồm số lượng đối tượng dữ liệu, khối lượng dữ liệu, thời gian xử lý và phạm vi địa lý. Điều quan trọng cần lưu ý là DPO có thể được bổ nhiệm trong nội bộ hoặc bên ngoài. Nếu tổ chức của bạn chọn không chỉ định DPO, điều quan trọng là phải ghi lại lý do đằng sau quyết định này.
12. Chúng tôi có thể phản hồi các yêu cầu truy cập chủ đề trong khung thời gian yêu cầu không?
>GDPR cho phép các cá nhân yêu cầu quyền truy cập vào dữ liệu của họ và biết liệu dữ liệu đó có đang được xử lý hay không. Họ cũng có thể yêu cầu chuyển dữ liệu của mình sang hệ thống khác. Cần phải có một hệ thống để truy xuất và truyền dữ liệu đến cá nhân một cách an toàn mà không mất bất kỳ chi phí hay sự chậm trễ nào. Trách nhiệm xử lý các yêu cầu này có thể được giao cho Nhân viên bảo vệ dữ liệu hoặc ai đó có khả năng quản lý chúng.
13. Chúng tôi có nhận được mức độ đồng ý phù hợp khi thu thập thông tin cá nhân không?
Do các quy định mới về quyền riêng tư dữ liệu toàn cầu, các tổ chức phải đánh giá cẩn thận các phương pháp thu thập dữ liệu cá nhân của mình, bao gồm thông tin cơ bản như tên và địa chỉ. Bất kỳ thông tin nhận dạng cá nhân nào cũng có thể bị các cá nhân có ác ý khai thác, dẫn đến các hình phạt nghiêm khắc theo các luật này. Các tổ chức nên đánh giá hoạt động thu thập dữ liệu của mình, đảm bảo rằng họ chỉ yêu cầu những thông tin cần thiết cho hoạt động của mình.
14. Chúng tôi đã cập nhật chính sách và thông báo về quyền riêng tư của mình chưa?
Điều quan trọng là phải luôn cập nhật các chính sách và thông báo về quyền riêng tư của bạn vì luật bảo mật dữ liệu mới yêu cầu xử lý dữ liệu cá nhân một cách minh bạch. Để tuân thủ, tổ chức của bạn cần phải thẳng thắn, cung cấp đầy đủ thông tin, ngắn gọn và tuân thủ các phương pháp xử lý dữ liệu hợp pháp. Cung cấp thông báo về quyền riêng tư của bạn cho chủ thể dữ liệu càng sớm càng tốt và thu hút các bên liên quan chính, chẳng hạn như pháp lý và tiếp thị, vào việc tạo chính sách. Viết nó bằng ngôn ngữ rõ ràng và đơn giản, tránh những thuật ngữ pháp lý phức tạp.
15. Chúng tôi có hồ sơ cập nhật về tất cả hoạt động xử lý dữ liệu không?
Tổ chức của bạn nên duy trì hồ sơ về cách thức và thời điểm xử lý hồ sơ dữ liệu, vì điều này sẽ giúp nhóm bảo mật của bạn xác định cách bảo vệ hệ thống. Nó cũng có thể được yêu cầu bởi các cơ quan chức năng trong trường hợp điều tra vi phạm dữ liệu. Việc có bản ghi này cho phép bạn giao tiếp hiệu quả ở đâu và khi nào dữ liệu được xử lý. Ngoài ra, nó còn có lợi cho việc ghi lại các hoạt động xử lý mới và thiết lập quy trình cho mọi bộ phận thu thập dữ liệu cá nhân.
16. Chúng tôi có lịch lưu giữ dữ liệu phù hợp với luật về quyền riêng tư có liên quan không?
Lịch lưu giữ dữ liệu là tài liệu hoặc hệ thống cần thiết mà các tổ chức phải có để bảo vệ dữ liệu cá nhân. Nó phác thảo cách tổ chức tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định để lưu giữ hồ sơ. Lịch trình xác định thời gian lưu trữ dữ liệu và cách xử lý dữ liệu đúng cách. Nó cũng cung cấp hướng dẫn cho nhân viên về cách xóa hoặc hủy dữ liệu không còn cần thiết. Sau khi hoàn thành các bài tập lập bản đồ và phân loại dữ liệu, mỗi loại rủi ro được xác định có thể được liên kết với khoảng thời gian lưu giữ thích hợp.
17. Chúng tôi có sẵn cơ chế để hủy hoặc xóa dữ liệu một cách an toàn nếu được yêu cầu không?
Sau khi thiết lập lịch lưu giữ dữ liệu, điều quan trọng là phải hiểu các phương pháp thích hợp để xóa hoặc hủy dữ liệu. Nhân viên cần được giáo dục về thời điểm và cách thức thực hiện những hành động này. Ngoài ra, bộ phận an ninh phải tuân thủ các tiêu chuẩn ngành đã được công nhận, chẳng hạn như Nguyên tắc dành cho phương tiện truyền thông của NIST để vệ sinh và dọn sạch các thiết bị lưu trữ một cách hiệu quả.
18. Chúng tôi có quy trình kiểm tra thường xuyên để xác định tính hiệu quả của chương trình bảo mật dữ liệu của mình không?
Các nhóm nên xem lại lịch lưu giữ dữ liệu của mình hàng năm để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định. Việc kiểm tra dữ liệu cũng mang đến cơ hội giải quyết các khía cạnh khác nhau của quản lý dữ liệu, chẳng hạn như các thủ tục thu thập, lưu trữ, bảo vệ, truy cập và xóa dữ liệu. Vì những hoàn cảnh và kết quả này có thể thay đổi, điều quan trọng là phải chủ động thích ứng và luôn cập nhật để đảm bảo hoạt động kinh doanh tuân thủ.
19. Chúng ta có thường xuyên xem xét và giám sát các biện pháp kiểm soát bảo mật của mình không?
Nhóm bảo mật của bạn nên thường xuyên đánh giá tính hiệu quả của các biện pháp kiểm soát bảo mật hiện có, chẳng hạn như phần mềm chống phần mềm độc hại, SIEM và hệ thống quản lý nhật ký, phương pháp mã hóa và che giấu dữ liệu. Họ cũng nên so sánh thực tiễn của mình với các tiêu chuẩn ngành như NIST, SANS, ISO hoặc COBIT và sử dụng các công cụ tự đánh giá để đánh giá mức độ trưởng thành trong hoạt động của mình.
20. Chúng ta có cách nào để theo dõi và phát hiện sự cố bảo mật liên tục không?
Theo luật bảo mật dữ liệu toàn cầu, các tổ chức phải đối mặt với án phạt nếu không báo cáo sự cố bảo mật. Do đó, điều quan trọng là các đội an ninh phải kịp thời phát hiện những sự cố như vậy. Theo báo cáo bảo mật dữ liệu năm 2022 của IBM, các doanh nghiệp mất trung bình khoảng 9 tháng hoặc 277 ngày để phát hiện và tiết lộ hành vi vi phạm dữ liệu, điều này khiến việc giám sát và phát hiện mối đe dọa theo thời gian thực trở nên cần thiết.